Disusun dengan bantuan AI. Angka dan kutipan dari pihak lain ditautkan ke sumber yang dibuka saat menulis.
Auto reply WhatsApp Business adalah balasan otomatis yang dikirim aplikasi WhatsApp Business ketika pelanggan menghubungi Anda. Aplikasinya menyediakan tiga fitur untuk ini: Salam untuk menyambut pelanggan baru, Pesan tidak di tempat untuk membalas di luar jam kerja, dan Balas cepat untuk jawaban yang sering Anda kirim. Ketiganya fitur bawaan aplikasi dan diatur dari tab Fitur.
WhatsApp menjelaskan bahwa salam dikirim otomatis ketika pelanggan pertama kali mengirim pesan, dan juga ketika pelanggan mengirim pesan setelah tidak aktif dalam chat selama 14 hari (Pusat Bantuan WhatsApp). Pesan tidak di tempat dikirim saat Anda sedang sibuk atau jauh dari telepon, sesuai jadwal yang Anda pilih (Pusat Bantuan WhatsApp).
Panduan ini membahas cara mengatur ketiga fitur itu langkah demi langkah, contoh pesan yang bisa langsung dipakai, kesalahan yang membuat auto reply terasa dingin, dan kapan Anda perlu naik ke chatbot WhatsApp. Langkah dan nama menu mengikuti Pusat Bantuan WhatsApp untuk Android per Oktober 2026; nama menu di iPhone bisa sedikit berbeda.
Banyak orang mengira auto reply WhatsApp butuh aplikasi tambahan. Untuk kebutuhan dasar, tidak. Aplikasi WhatsApp Business sudah membawa tiga fitur yang saling melengkapi.
| Fitur | Kapan terkirim | Otomatis? | Cocok untuk |
|---|---|---|---|
| Salam | Pesan pertama pelanggan, atau pesan setelah 14 hari tidak aktif | Ya | Menyambut dan mengarahkan pertanyaan |
| Pesan tidak di tempat | Selalu, pada jadwal khusus, atau di luar jam kerja | Ya | Memberi tahu kapan admin akan membalas |
| Balas cepat | Saat admin mengetik garis miring "/" dan memilih pintasan | Tidak, dikirim admin | Jawaban berulang: harga, alamat, cara pesan |
Halaman fitur resmi WhatsApp Business juga menyebut salam sebagai pesan khusus yang dikirim otomatis kepada pelanggan baru ketika mereka memulai percakapan, dan pesan tidak di tempat sebagai balasan otomatis di luar jam operasional untuk memberi tahu pelanggan kapan Anda akan kembali (WhatsApp Business).
Langkah berikut mengikuti Pusat Bantuan WhatsApp tentang salam:
Pilihan penerima "Semua orang yang tidak ada di buku alamat" sering paling masuk akal untuk toko, karena pelanggan lama yang nomornya sudah Anda simpan biasanya tidak perlu disambut ulang. Ingat juga bahwa perangkat harus terhubung internet supaya salam terkirim.
Pesan tidak di tempat adalah versi WhatsApp Business dari "auto reply di luar jam kerja". Langkahnya menurut Pusat Bantuan WhatsApp tentang pesan tidak di tempat:
Opsi "Di luar jam kerja" hanya muncul kalau jam kerja sudah diisi di profil bisnis. Jadi isi dulu jam operasional di profil, lalu kembali ke pengaturan ini. Opsi "Jadwal khusus" berguna untuk libur panjang, misalnya cuti bersama, tanpa harus mengubah jam kerja permanen.
Balas cepat bukan auto reply murni, karena tetap dikirim admin. Tetapi fitur ini yang paling banyak menghemat waktu sehari-hari. Menurut Pusat Bantuan WhatsApp tentang balasan cepat, Anda bisa membuat pintasan untuk pesan yang sering dikirim, termasuk gambar dan video, dengan jumlah maksimum 50 balasan cepat tersimpan.
ongkir atau rekening.Saat membalas chat, ketik garis miring / di kolom pesan untuk memunculkan semua balasan cepat, pilih satu, sunting seperlunya, lalu kirim. Aplikasi juga membuat balasan default dari profil bisnis, seperti jam kerja dan alamat, jadi lengkapi profil Anda. Satu catatan: media tidak didukung untuk balasan cepat di WhatsApp Web atau Desktop, dan balasan cepat yang dihapus tidak bisa dipulihkan.
Contoh berikut untuk toko kue rumahan dengan nama rekaan. Ganti nama usaha, jam, dan pilihan topik sesuai bisnis Anda.
| Fitur | Contoh pesan |
|---|---|
| Salam | Halo, terima kasih sudah menghubungi Dapur Senja. Mau tanya soal menu, pesanan, atau pengiriman? Tulis saja pertanyaannya, admin membalas pukul 08.00 sampai 17.00. |
| Pesan tidak di tempat | Halo, admin Dapur Senja sedang di luar jam kerja. Pesan Anda sudah kami terima dan akan dibalas besok mulai pukul 08.00. Untuk pesanan, mohon tulis tanggal, jumlah, dan alamat kirim. |
Balas cepat /caraorder | Cara pesan: 1) tulis menu dan jumlah, 2) tanggal dan jam ambil atau kirim, 3) alamat lengkap. Kami kirim total dan rekening setelah pesanan dicek. |
Balas cepat /alamat | Kami di Jalan Contoh No. 1, buka Senin sampai Sabtu pukul 08.00 sampai 17.00. |
Perhatikan bahwa pesan tidak di tempat di atas sekaligus meminta data pesanan. Begitu admin membuka chat besok pagi, informasinya sudah lengkap dan tinggal diproses. Kebiasaan menindaklanjuti chat seperti ini dibahas lebih lanjut di panduan cara follow up customer.
Isi auto reply yang pas berbeda untuk tiap bidang, karena pertanyaan pertama pelanggannya juga berbeda. Toko online paling sering ditanya stok dan ongkir, klinik atau salon ditanya jadwal, sedangkan usaha jasa ditanya biaya survei. Tabel berikut berisi contoh buatan kami yang bisa Anda sesuaikan. Semua nama usaha di dalamnya rekaan.
| Jenis usaha | Contoh salam | Contoh pesan tidak di tempat |
|---|---|---|
| Toko online fesyen | Halo, selamat datang di Rumah Kain. Silakan kirim foto atau nama produk yang Anda cari, sertakan ukuran dan kota tujuan supaya admin bisa langsung cek stok dan ongkir. | Admin Rumah Kain sedang libur. Pesan Anda dibalas besok mulai pukul 09.00. Pesanan yang masuk malam ini tetap kami proses sesuai urutan. |
| Klinik atau salon | Halo, terima kasih sudah menghubungi Salon Melati. Untuk reservasi, tulis nama, layanan, dan tanggal yang diinginkan. Admin akan mengonfirmasi jadwal yang tersedia. | Salon Melati sudah tutup hari ini. Permintaan reservasi Anda kami konfirmasi besok pagi. Mohon tidak datang sebelum jadwal dikonfirmasi. |
| Jasa servis (AC, elektronik) | Halo, ini Servis Sejuk. Supaya teknisi bisa menilai, kirim merek dan tipe unit, keluhan, serta alamat lengkap. | Kami sedang di luar jam kerja. Laporan kerusakan Anda kami jadwalkan besok. Untuk kondisi darurat seperti korsleting, matikan listrik unit dan cabut stekernya dulu. |
| Kursus atau les | Halo, terima kasih sudah menghubungi Les Cerdas. Tulis nama siswa, kelas, dan mata pelajaran yang dicari, admin akan mengirim jadwal kelas yang masih ada tempatnya. | Admin Les Cerdas membalas pada hari Senin sampai Jumat pukul 08.00 sampai 16.00. Pertanyaan Anda sudah kami terima. |
| Usaha B2B (distributor, vendor) | Halo, ini tim penjualan Sumber Niaga. Untuk penawaran, kirim nama perusahaan, produk, dan perkiraan jumlah pesanan. | Tim kami sedang di luar jam kerja. Permintaan penawaran dibalas pada hari kerja berikutnya oleh sales yang memegang wilayah Anda. |
Kalau ingin menulis sendiri dari nol, pakai tiga unsur yang sama di setiap contoh di atas:
Unsur ketiga paling sering terlupa, padahal paling berguna. Chat yang sudah memuat data lengkap bisa langsung ditindaklanjuti dan dicatat sebagai lead, lalu dipindahkan ke tahap berikutnya di sales pipeline Anda.
Auto reply yang salah atur baru ketahuan ketika pelanggan mengeluh. Lebih aman mengujinya sendiri dalam lima menit dengan nomor kedua, misalnya ponsel rekan kerja.
Ulangi pengujian setiap kali Anda mengubah jam kerja di profil, karena opsi "Di luar jam kerja" mengikuti jam yang tercantum di sana. Catat juga hasilnya di daftar periksa sederhana supaya admin baru tahu cara mengecek ulang.
Banyak orang mencari "auto reply WhatsApp" lalu menemukan dua hal berbeda: fitur di aplikasi WhatsApp Business yang dibahas di atas, dan WhatsApp Business Platform yang sering disebut WhatsApp Business API. Keduanya sama-sama milik Meta, tetapi cara kerjanya jauh berbeda.
Aplikasi WhatsApp Business dipasang di ponsel dan dioperasikan langsung oleh admin. Menurut halaman fitur resmi WhatsApp Business, akun aplikasi bisa ditautkan ke sampai 10 perangkat dan agen, dan menyediakan label untuk memilah percakapan yang perlu segera ditanggapi. Platform tidak dipakai lewat aplikasi ponsel, melainkan dihubungkan ke sistem lain. Halaman WhatsApp Business Platform menyebut kemampuannya menjalankan alur percakapan otomatis, meneruskan percakapan ke agen langsung hanya ketika dibutuhkan, dan terintegrasi dengan sistem seperti CRM dan platform otomatisasi pemasaran.
| Aspek | Aplikasi WhatsApp Business | WhatsApp Business Platform (API) |
|---|---|---|
| Jenis balasan otomatis | Salam dan pesan tidak di tempat, isinya tetap | Alur percakapan otomatis yang bisa bercabang sesuai jawaban pelanggan |
| Penyerahan ke manusia | Admin membaca semua chat sendiri | Percakapan diteruskan ke agen langsung saat dibutuhkan |
| Integrasi | Tidak ada sambungan CRM bawaan; rekap data biasanya dikerjakan admin | Bisa terhubung ke CRM dan platform otomatisasi pemasaran |
| Beberapa admin | Sampai 10 perangkat dan agen pada satu akun | Diatur di sistem atau penyedia yang dihubungkan |
| Aturan pengiriman | Mengikuti aturan 14 hari (salam) dan jadwal (pesan tidak di tempat) | Pesan bebas hanya dalam jendela 24 jam sejak pelanggan menghubungi, di luar itu wajib templat |
Baris terakhir penting untuk dipahami sebelum pindah. Dokumentasi Meta for Developers tentang harga Platform menjelaskan bahwa pesan dari pelanggan membuka jendela layanan pelanggan selama 24 jam, pesan nontemplat hanya bisa dikirim selama jendela itu terbuka, dan di luar jendela hanya pesan templat yang bisa dikirim. Pesan nontemplat dalam jendela tersebut tidak dikenai biaya. Jadi chatbot di Platform leluasa membalas pertanyaan yang masuk, tetapi menyapa ulang pelanggan lama butuh templat yang sudah disetujui. Detail teknisnya kami uraikan di artikel WhatsApp Business API, sedangkan konsep otomasinya secara umum ada di artikel otomasi.
Auto reply bawaan cukup untuk usaha yang chatnya masih bisa ditangani satu atau dua orang. Tanda-tanda Anda butuh lebih dari itu:
Untuk kebutuhan seperti itu, jalurnya adalah WhatsApp Business API (WhatsApp Business Platform) yang bisa dihubungkan ke chatbot dan alat otomasi seperti n8n. Kalau ingin AI ikut membaca maksud chat dan menyerahkan ke admin saat ragu, polanya kami bahas di artikel customer service AI.
Kalau Anda ingin chat WhatsApp dijawab chatbot yang tahu kapan menyerahkan ke admin, lalu tercatat rapi ke CRM, lihat jasa AI untuk bisnis dari Nalurika. Kalau tim Anda ingin belajar memakai AI untuk membalas pelanggan lebih dulu, ada kursus AI untuk pemilik usaha dan tim.
Buka tab Fitur di aplikasi WhatsApp Business. Untuk menyambut pelanggan, ketuk Salam lalu aktifkan Kirim salam. Untuk membalas di luar jam kerja, ketuk Pesan tidak di tempat lalu atur jadwal dan penerimanya. Untuk jawaban yang sering dipakai, buat Balas cepat dengan pintasan garis miring.
Menurut Pusat Bantuan WhatsApp, salam terkirim saat pelanggan pertama kali mengirim pesan, atau saat pelanggan mengirim pesan setelah tidak aktif dalam chat dengan Anda selama 14 hari. Pelanggan yang sudah mengirim pesan dalam 14 hari terakhir tidak menerima salam.
Penyebab yang disebut Pusat Bantuan WhatsApp antara lain perangkat tidak terhubung internet, pengaturan penerima mengecualikan kontak itu, aturan 14 hari untuk salam, atau Meta Business Agent sedang terhubung karena salam otomatis nonaktif saat agen itu aktif.
Pusat Bantuan WhatsApp menyebut jumlah maksimum balasan cepat yang dapat disimpan adalah 50. Balasan cepat bisa memuat teks maupun media seperti gambar dan video, tetapi media tidak didukung untuk balasan cepat di WhatsApp Web atau Desktop.
Auto reply bawaan hanya mengirim pesan yang sama sesuai aturan sederhana. Kalau pelanggan perlu dijawab berbeda sesuai pertanyaannya, chat perlu dicatat ke CRM, atau beberapa admin menangani nomor yang sama, biasanya sudah waktunya memakai chatbot lewat WhatsApp Business Platform.
Auto reply di aplikasi WhatsApp Business mengirim satu pesan tetap berdasarkan aturan 14 hari atau jadwal. WhatsApp Business Platform (API) bisa menjalankan alur percakapan otomatis, meneruskan chat ke agen manusia saat dibutuhkan, dan terhubung ke CRM. Di Platform, pesan bebas hanya bisa dikirim dalam jendela 24 jam setelah pelanggan menghubungi; di luar itu wajib memakai templat.
Tidak. Salam dan pesan tidak di tempat mengirim isi yang sama ke setiap penerima yang memenuhi aturannya, tanpa membaca isi pertanyaan. Pintasan seperti /ongkir di balas cepat tetap dipilih dan dikirim admin. Kalau Anda ingin pesan berisi kata harga dijawab otomatis dengan daftar harga, itu tugas chatbot yang berjalan di WhatsApp Business Platform.
Bisa. Halaman fitur resmi WhatsApp Business menyebut Anda dapat menautkan sampai 10 perangkat dan agen ke akun, sehingga beberapa admin bisa membalas dari nomor yang sama. Pengaturan salam, pesan tidak di tempat, dan balas cepat tetap satu untuk akun itu, jadi sepakati dulu siapa yang memegang jenis pertanyaan apa.
Cara kerja chatbot WhatsApp, contoh untuk UMKM, cara membuatnya lewat jalur resmi, kapan bot harus menyerahkan chat ke admin, dan biaya Meta mulai Oktober 2026.
29 September 2026 | 17 menit baca
Pengertian WhatsApp Business API, bedanya dengan aplikasi WhatsApp Business, tarif per pesan Meta untuk Indonesia, perubahan 1 Oktober 2026, dan cara mendapatkannya.
29 September 2026 | 16 menit baca
Tiga jalur resmi broadcast WhatsApp (daftar siaran, siaran bisnis, dan template marketing lewat API), batasan masing-masing, cara membuat daftar siaran, alur broadcast yang sehat, dan contoh pesan yang tidak memancing blokir.
5 Oktober 2026 | 7 menit baca